Wat begon als een leuk workshopje over ‘controle bij zelforganisatie’, dreigt uit te lopen op een feest van associatief onderzoek. Gevolg: een serie blogs, als een soort drama met meerdere bedrijven en vele scenes, waarvan ik nu het einde nog niet overzie. Lees je mee?
De hele serie vind je terug op: linkedin.
2. Richting geven aan Waardecreatie
Serie: Controlemechanismen binnen zelforganisatie:
In het eerste blog in deze serie sprak ik over het belang van een verbindende, nastrevenswaardige doelstelling, met principes als ondubbelzinnige gedragslijnen om daar te komen. Zo’n BHAG geeft richting: binnen zelforganisatie – elke organisatie! – van levensbelang.
Hoezo? We willen toch waarde leveren aan onze klanten, wat hebben we dan aan abstracte vergezichten?! En gedragscodes waar niemand zich aan houdt?
Tja, zo kan De Bedoeling er ook uitzien: het mooi ingelijste tegeltje aan de muur, de gevleugelde kreet. Nu nog vlees op die botten. Want #hoedan??
Daar hadden ze bij Intel wat op gevonden – back in the seventies.
Maar eerst even… wat was ook weer de kortste samenvatting van mij en Adelante Advies van gezonde controlemechanismen bij zelforganisatie in blog 1:
Doe de Bedoeling, Creëer Waarde
Wees Transparant, Toon Eigenaarschap
en: Doe Samensturing
Die laatste niet te vergeten als warme container voor onderlinge afstemming, effectieve samenwerking en gezamenlijke besluitvorming.
OKR’s voor Waardecreatie
Wat is dit nu weer… Gaan we terug naar KPI’s?!
Objectives & Key Results: je zou het haast denken.
Maar er zijn essentiële verschillen.
Wat het is kan ik niet beter uitleggen dan Felipe Castro– veel leesplezier.
Ik heb het graag me jullie over de achtergronden: wat krijgen okr’s voor elkaar en waarom werkt het?
We schrijven de seventies
Het was Andy Grove van Intel (bekend van de micro-processors) wel duidelijk dat management by objectives van boven naar beneden niet best werkte. Welk systeem kon mens, organisatie, waardecreatie en BHAG dan wél met elkaar in lijn brengen? Liefst iets schaalbaars wat bij toepassing direct invloed zou hebben op de cultuur van Intel, en op het gedrag en de ambitie van medewerkers.
OKR’s beschrijven wat je gaat bereiken, en hoe. Om kort te gaan:
“Ik isoleer en highlight voor mezelf een aantal trekkende drijfveren, omdat ze mijn bijzondere aandacht verdienen. Liefst per kwartaal of trimester benoemd –
een half jaar is te lang om de vaart erin te houden. Dus geen rij taken of micro-resultaatjes’.
Maar bijvoorbeeld drie persoonlijke thema’s, ieder uitgewerkt in hooguit zeven – less is more – ‘realistisch’ beschreven resultaten.”
KPI… OKR… CFR…
‘Realistisch’ tussen haakjes? Waarom niet meteen ‘meetbaar’ geschreven? Straks ga je ook nog ‘sterk management’ zeggen!
Inderdaad.
Dus wat is nou eigenlijk het verschil met KPI’s?
Drie punten:
- Transparantie maakt dit instrument radicaal
Medewerkers én leidinggevenden, tot aan de CEO: allen schrijven hun persoonlijke doelen – traceerbaar! – op. Allen delen de laatste stand van hun okr’s, in tweegesprekken, in werkoverleggen, ook op directie-niveau (dus niet alleen op cijfers afkaarten).
- Zélf opstellen, zélf beoordelen: geeft bewezen de beste resultaten.
Komt een man bij de dokter: “ik heb zo’n last van m’n overgewicht”. Wat denk je dat beter werkt: wat de dokter hem voorschrijft (ga eens joggen) of wat hij zelf verzint (ik ben dol op roeien, dat moet ik gewoon gaan doen nu!).
Twee vliegen in éen klap:
1. Doelen halen kan op heeeeel veel manieren (there are lot’s of right answers), ook als mijn leidinggevende denkt de enige route te kennen.
2. Laat mij mijn eigen manier vinden, vanuit intrinsieke motivatie, en me daaraan committeren.
Het lijkt wel eigenaarschap.
- OKR’s beschrijven persoonlijke drijfveren, vertaald naar realistische stappen, in relatie tot gezamenlijke doelen.
Onderzoek wijst uit: wie draait op routine is 60% extrinsiek – 30% intrinsiek gemotiveerd. Wie zich richt op leren, op innovatief en creatief zijn, is 85% intrinsiek gemotiveerd.
Een OKR is een transparant voertuig, gevormd door mijn ambities, gevuld met mijn waarden. Een OKR zegt: wat wil ik bereiken, en hoe doe ik dat. Onze waarden (in organisatiemissie of waardestatement) zeggen: waarom we doen wat we doen.
Allemaal heel herkenbare ingrediënten voor zelforganisatie, toch?!
KPI versus OKR – van NO naar risiGO
KPI’s zijn vaak gebonden aan beloning.
Doel niet gehaald? Kop eraf!
Doel wel gehaald? Hier is je bonus of promotie!
Beiden maken dat mensen binnen de lijntjes gaan kleuren en alleen doen wat ze (al) goed kunnen. Einde ontwikkeling. Einde risico-cultuur. Hallo conservatisme.
Bestaande, groeiende of grote organisaties neigen van nature conservatief en analytisch te worden (ook wel de ‘institutional NO’ genoemd). Als je groeit wil je juist boude, ondenkbare initiatiefkracht zien. Hoe bouw je zo’n cultuur van risico’s nemen? En kan dat ook in een ziekenhuis of gemeente?
Jazeker! Groves c.s. maakten onderscheid tussen ‘committed goals’ en ‘aspirational goals’. Een operatie moet secuur en veilig verlopen, daar neem je geen risico’s. Maar ook in een ziekenhuis zijn veel dimensies waar je ambitie wil tonen en risico’s neemt, b.v. bij innovaties die zich nog nader moeten bewijzen. Dan mag de intentie gerust opgerekt worden.
Let wel: is it save to fail? In sommige fasen van opbouw bijvoorbeeld, kan financiële zekerheid belangrijker zijn dan grote aspiraties nastreven.
Iets met cultuur…
Ik begin in herhaling te vallen. Het cliché-mannetje (grapje, speciaal voor 50-plussers) zei: het is de cultuur die het ‘m doet.
John Doerr – ex-Inteller en venture capitalist die Google aan de OKR’s hielp in hun oprichtingsjaar – gaf in een recent interview voor IMT Sloan de huidige tijdgeest mooi weer:
“We have come from a time where we did the next thing right: we followed orders. Now we need to do the next right thing. A rule book tells you what you can do, but culture says what you should do.”
Als je cultuur een bedding biedt om te mogen kiezen wat het juiste is om te doen, wordt het een middel – een leidraad – om heel veel discussies niet te hoeven voeren en worden besluiten snel en goed genomen.
‘OKR’s are power tool but no silver bullet. You need strong culture and strong management. Good business judgement trumps OKR’s.’
De term is gevallen. Maar wel een bepaald type manager hè!
‘Een systeem dat ruimte geeft om elkaar’s successen te vieren, en mensen die wat achterblijven toch stimuleert zich te ontwikkelen, zijn de sociale tekenen van doelgerichte systemen. Niet de financiële doelen, maar celebration en nudging als bakens op de route: zij bepalen misschien niet de ziel, maar wel het speelveld van een succesvol team.
Om dit sociale speelveld te weven, kreeg het OKR-systeem een tweelingzusje: CFR.
Conversations, Feedback, Recognition.
Waardering krijgen is een schaars goed: is het in jouw contact met je leidinggevende of teamleden een vanzelfsprekendheid?
In plaats van een jaarlijks functioneringsgesprek, geef je elkaar regelmatig feedback en waardering, gewoon in gesprekjes op de vloer. Op basis van ieders zelfgeformuleerde OKR’s. Felipe Castro bouwt het wekelijks in, bij een stand-up bijvoorbeeld.
Feedback kan overigens ook een team-koersbijstelling betekenen.
Doerr zegt aan het eind van dat interview nog een paar mooie dingen over werkende missie- en waardestatements, als tegenhanger voor obligate tegeltjes aan de muur….
Dit blog wordt veel te lang, maar toch:
Wat levert werken met OKR’s op?
- uitzonderlijke focus
- grote mate van alignment (zie dat maar eens lekker te vertalen…)
- grote mate van commitment – ook als contract tussen mensen
- traceerbaar in de organisatie: per week, maand, door de jaren heen
- let wel: los gekoppeld van compensatie, bonussen, promoties
- het rekt het ambitieniveau: liever zeggen dat je naar Mars gaat en de Maan halen, dan doelen te laag inschieten.
Hoe nu verder met controling binnen zelforganisatie?
Je ziet: allemaal zelforganisatie-ingrediënten – met of zonder management.
Dachten wij zo modern bezig te zijn. Niets nieuws onder de zon.
In volgende blogs neem ik jullie graag verder mee in de zoektocht naar gezonde controlemechanismen. Blog 1 ging over de bedoeling, deze 2e (vertraagd door griep) over richting geven aan waardecreatie, volgende week verder met transparantie. Om een keer af te sluiten met overall aanbevelingen voor gezonde control bij zelforganisatie.
Wordt vervolgd!
De hele serie vind je terug op: linkedin.
Sonja Bollen
27 november 2018
* Dit blog en opvolgende blogs over de context van controle in zelforganisatie verschijnt op LinkedIn, totemzelforganisatie.nl en pentascope.nl.
Photo by Samuel Zeller on Unsplash