Je werkt in een zelfsturend team of een Lean-Agile omgeving, of werkt daar naartoe. De effectiviteit van jullie overleg en afstemming is nog onvoldoende. Helaas blijkt democratische besluitvorming niet goed genoeg. Niet iedereen komt aan het woord, belangrijke zaken blijven onuitgesproken en bij groepsbeslissingen zijn er vrijwel altijd mensen die zich niet gehoord voelen.
Graag deel ik met je drie cruciale stappen op weg naar soepeler overleggen en besluiten!
Allereerst:
Stel je mening uit! Begin eerst maar eens alle informatie boven tafel te krijgen, zodat iedereen zich überhaupt geïnformeerd een mening kan vormen. Hoe vaak mist de éen niet informatie terwijl een ander informatie achterhoudt?
Gelijkwaardigheid is ook: iedere gesprekspartner heeft toegang tot alle relevante informatie. Transparantie noemen we dat ;-).
En de idee dat ‘sommige mensen’ bepaalde informatie niet kunnen hanteren wordt alleen al in die gezinnen gelogenstraft, waar ouders hun kinderen sociocratische laten meebeslissen over alles wat hen aangaat: bedtijd, lastige eters, huiswerk gedoe. Wie denk je dat er de meest afdoende én out-of-the-box-oplossingen aandragen die ze ook nog willen uitvoeren?!
Vervolgens:
Luister voordat je je eigen mening deelt. Maar dan echt. Hoe vaak is luisteren niet een verplichte wachttijd tot ik zelf mag spreken?
Het is wonderbaarlijk wat er gebeurt wanneer we echt gaan horen. Regelmatig zie ik mensen vanuit díe rust en ontvankelijkheid hun mening 180 % bijdraaien. Tot hun eigen verrassing! En wat het met je doet als jouw inbreng echt gehoord is. Dan WIL je er samen uitkomen, ondanks eerdere irriatie of tegenstellingen, omdat jij nu vertrouwt dat ook jouw aandeel meetelt.
Ik kan haast wel zeggen: dankzij irritatie en tegenstellingen ga je straks besluiten nemen die enorm aan kracht winnen.
Haak je al af?
Tenslotte:
Na al die mooie clichés denk je nu misschien: “Leuk, maar nou nog een werkbare beslissing graag! Gaat niet iedereen dan alsnog weer op zijn paard zitten?!
Tijdens het informatie delen, luisteren en mening geven is meer gebeurd dan inhoud uitwisselen:
- je let erop dat ieder na elkaar spreekt en elkaar laat uitspreken. Je onderbreekt alleen om vragen ter verduidelijking te stellen. Niet “waarom…?”, alleen “wat bedoel je met?”
- je luistert én hoort – door de rust van na elkaar spreken sta je meer open voor de ander
- jouw spreektijd bouwt je vertrouwen dat ook jij gehoord wordt en je gehoord voelt
Lullig maar waar: we blijven gevoelswezens, hoe opgeruimd en rationeel we ons graag ook voordoen.
Pas vanuit vertrouwen, de verrassende inhoud die bovenkomt en de mentale rust die ontstaat in een vertrouwenssfeer, kan rustig maar gestaag een beeld ontstaan waar niemand omheen kan: het besluit ligt op tafel. De laatste fine-tuning vindt plaats door overwegende bezwaren tegen het besluit alsnog te benoemen. Bezwaar-indienders stellen zelf een nieuw besluit voor of tweaken het oude voorstel, totdat iedereen CONSENT kan gaan.
Je hebt samen een breed gedragen besluit genomen dat betrokkenen ook echt willen uitvoeren.
Of zoals een Scrummaster binnen De Nederlandse Bank het zei:
